Bevor Altakten ans Bundesarchiv (BAR) abgeliefert werden können, ist eine gründliche Triage notwendig. Dabei fällt ein erstaunlicher Berg an Altpapier an, bestehend aus unzähligen Doppeln, Zeitungsausschnitten, Briefumschlägen, Übermittlungszetteln, Prospekten, Zeitschriften usw. Das papierlose Büro ist zwar noch weit entfernt, trotzdem verschwinden langsam aber sicher die Hängemäppchen aus den Büropulten. Auch die alten Jahresberichte von Berufsorganisationen oder Tagungsberichte von Veranstaltungen landen im Altpapier, da diese Unterlagen inzwischen digitalisiert und im Internet abrufbar sind.
Auch die bisherigen Aufbewahrungsmittel wie Ordner, Schachteln und Bändelzugmappen aus Graukarton, Plastikmäppchen aller Art, tausende Büroklammern und Aktenbügel, viele davon verrostet, müssen entfernt und entsorgt werden.
Papier und Karton landen in der Altpapiersammlung und werden vor der Entsorgung noch gehäckselt. Gut erhaltene Ordner und Plastikmäppchen können entweder intern wieder verwendet oder verschenkt werden. Die früher beliebten Plastik-Stehsammler sind durch den langen Gebrauch, aber auch durch UV-Strahlen der Sonne brüchig geworden, daher häufig beschädigt und nicht mehr brauchbar. Sie landen ebenso im Müll wie leere CD-Hüllen. Digitale Datenträger, z.B. 5 ¼-Zoll-Disketten oder CDs, werden durch die IT-Abteilung fachgerecht entsorgt.
Die hier gezeigten Beispiele bilden nur die Spitze des Eisbergs. Pro Laufmeter bearbeitete Unterlagen bleiben schlussendlich rund 10–20 Prozent übrig, die ans BAR abgeliefert oder bei swisstopo aufbewahrt werden. Bei den insgesamt zu bearbeitenden 3,5 bis 4 Lauf-Kilometern sind das immer noch zwischen 350 und 500 m an Dokumenten, die neu eingeschachtelt, beschriftet und registriert werden müssen. So können sie schlussendlich wiedergefunden werden und das zeigen, was uns wichtig ist: Die Geschichte der Landestopografie und ihrer Produkte.
